Question 1

Ist die Software zu 100% DSGVO-konform und wo liegen die Daten?

Accepted Answer

Ja, absolut. Wir setzen auf 100% physische Datenkontrolle und betreiben unsere gesamte Server- und KI-Infrastruktur komplett in-house an unserem österreichischen Unternehmensstandort. Es gibt keinen Datentransfer zu US-Hyperscalern (wie AWS, OpenAI, Google oder Azure). Sie haben die Wahl zwischen zwei Hosting-Modellen: der 'Piloq Private Cloud' oder unserer 'Hybrid On-Premise'-Lösung.

Question 2

Benötigen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Accepted Answer

Selbstverständlich. Für Ihre Rechtssicherheit schließen wir mit jeder Kanzlei einen vollumfänglichen AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab. Da wir im Gegensatz zu anderen Marktbegleitern keine US-Subunternehmer (wie Microsoft, Amazon oder OpenAI) in unserer Verarbeitungskette haben, ist unser AVV rechtlich besonders transparent und schlank. Er garantiert Ihnen schriftlich, dass Ihre Daten ausschließlich in Österreich verarbeitet werden und die strengen berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten (gemäß WTBG) gewahrt bleiben.

Question 3

Wie genau funktioniert die 'Hybrid On-Premise'-Lösung?

Accepted Answer

Dieses Modell bietet Ihrer Kanzlei das Beste aus beiden Welten: Die Datenbank mit allen sensiblen Mandantenstammdaten, Kontenplänen und Buchungssätzen bleibt physisch auf Ihrem eigenen Server vor Ort. Lediglich die Belegbilder werden hochgradig verschlüsselt in unserem performanten Speicher in Österreich vorgehalten. Dies ermöglicht unserer KI eine Analyse in Echtzeit, ohne Ihre lokale Internetleitung zu belasten.

Question 4

Was beinhaltet die 'Piloq Private Cloud'?

Accepted Answer

Wenn Sie keine eigene Server-Infrastruktur in der Kanzlei pflegen möchten, hosten wir Ihre Datenbank sicher direkt bei uns in Österreich. Auch hier profitieren Sie davon, dass Hard- und Software komplett aus einer Hand kommen und zu keinem Zeitpunkt externe Drittanbieter Zugriff auf Ihre Kanzleidaten haben.

Question 5

Ist Piloq AI ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archiv?

Accepted Answer

Nein. Piloq AI ist ausdrücklich KEIN DMS oder Langzeit-Aufbewahrungsprogramm für Buchungssätze und Mandantendaten (wie z. B. DATEV oder BMD). Wir sind ein reines Assistenz- und Verarbeitungstool für die automatische Kontierung, Stammdatenpflege und das Auslesen von Belegen. Das bedeutet: Wir verarbeiten Ihre Daten, aber das revisionssichere Archiv bleibt Ihr bestehendes System. Wichtig: Solange Belege in Piloq noch in Bearbeitung (unkontiert) sind und der Buchungsstapel noch nicht gesendet wurde, liegen diese Belege temporär nur in der Piloq-Datenbank und noch nicht im Zielsystem (z. B. DATEV Unternehmen online).

Question 6

Wie funktioniert die DATEV-Schnittstelle?

Accepted Answer

Wir haben eine tiefgreifende Zwei-Wege-Integration entwickelt, die Ihnen sämtliche manuellen Im- und Exporte erspart. Zum einen nutzen wir die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online (DUO), um fertige Belegbilder nach der Verarbeitung in Piloq dort revisionssicher abzulegen. DUO fungiert somit weiterhin als Ihr digitales Archiv (DMS). Zum anderen haben wir eine eigene Schnittstelle programmiert, die als Dienst direkt auf dem Windows- oder Terminalserver Ihrer Kanzlei läuft. Diese greift nahtlos auf DATEV Rechnungswesen zu, um Stammdaten zu synchronisieren und fertige Buchungsstapel zu übertragen (WICHTIG: Sie benötigen das DATEV Add-On 'DATEVconnect Schnittstelle 0€' und müssen dieses installieren).

Question 7

Ist Piloq AI auch kompatibel mit BMD?

Accepted Answer

Wir wissen, wie essenziell BMD NTCS für den österreichischen Markt ist. Aktuell bieten wir noch keine direkte BMD-Schnittstelle an, arbeiten jedoch bereits mit Hochdruck an einer nahtlosen Integration. Unser Ziel ist es, in naher Zukunft Buchungssätze inklusive Beleglinks reibungslos an BMD übergeben zu können.

Question 8

Was unterscheidet Piloq AI von anderen KI-Tools am Markt?

Accepted Answer

Uns unterscheiden zwei wesentliche Faktoren: Erstens unsere absolute Hardware-Unabhängigkeit. Wir nutzen keine Cloud-APIs von US-Konzernen (wie OpenAI), sondern betreiben die gesamte Hardware vom Webserver bis zum KI-Cluster in unseren eigenen Räumlichkeiten inkl. Verschlüsselung. Das garantiert die kompromisslose Einhaltung der Verschwiegenheitspflichten (WTBG). Zweitens ist unser gesamter Systemablauf einzigartig: Unsere In-House-KI-Modelle sind keine einfachen Textausleser, sondern verstehen tiefgreifend, wie Buchhaltung funktioniert und können auch Anweisungen vom User befolgen. Sie berechnen und kontieren Belege im Gesamtkontext auf einem Level, das Standard-KIs nicht erreichen.

Question 9

Werden meine Mandantendaten zum Trainieren der KI verwendet?

Accepted Answer

Nein, niemals. Da wir unsere eigenen Basismodelle betreiben, fließen Ihre Daten nicht an Dritte ab. Es herrscht strikte Mandantenisolierung. Ihre sensiblen Daten (und die Ihrer Mandanten) werden kategorisch nicht für das Training unserer KI verwendet.

Question 10

Muss ich der KI erst alles beibringen?

Accepted Answer

Nein, ein langwieriges Anlernen entfällt. Unsere KI ist 'out-of-the-box' funktionsfähig und erkennt Rechnungsstrukturen sofort. Was wir jedoch vor der ersten Inbetriebnahme durchführen, ist ein einmaliger Journal-Sync. Damit liest das System Ihre bestehenden Debitoren, Kreditoren, Sachkonten, Steuerschlüssel und historischen Buchungen ein. So weiß die KI vom ersten Tag an exakt, mit welchem Kontenrahmen und welchen Parametern sie für Ihre spezifischen Mandanten arbeiten muss, um sofort perfekte Kontierungsvorschläge zu liefern.

Question 11

Ersetzt die KI meine Mitarbeiter oder Steuerberater?

Accepted Answer

Nein, das widerspricht unserer Philosophie. Piloq agiert als hochpräziser Autopilot. Die KI übernimmt die mühsame Tipparbeit (OCR, Kontierungsvorschläge, Steuerberechnungen). Da KI jedoch wahrscheinlichkeitsbasiert (probabilistisch) arbeitet, bleibt die finale Freigabe beim Menschen. Ihre Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit für beratende Tätigkeiten statt repetitiver Dateneingabe.

Question 12

Welche Qualifikationen brauche ich für die Nutzung?

Accepted Answer

Piloq AI ist ein Assistenzsystem für Profis und richtet sich an qualifizierte Buchhalter, Bilanzierer und Steuerberater. Um die von der KI erstellten Buchungsvorschläge gesetzeskonform freizugeben, ist fundiertes Fachwissen im Rechnungswesen nötig. Die fachliche und rechtliche Verantwortung für die Buchhaltung bleibt stets bei der Kanzlei.

Question 13

Wie kann ich mit Piloq AI starten?

Accepted Answer

Wir möchten, dass Sie sich selbst von der massiven Zeitersparnis überzeugen. In einer kurzen, unverbindlichen Produkt-Demo zeigen wir Ihnen die Software. Anschließend bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Piloq AI im Rahmen einer risikofreien Testphase direkt mit eigenen Belegen im Kanzleialltag auf Herz und Nieren zu prüfen.

Question 14

Was passiert mit meinen Daten, falls wir jemals kündigen?

Accepted Answer

Wenn Sie unsere 'Hybrid On-Premise'-Lösung nutzen, liegen alle Ihre Strukturdaten ohnehin bereits physisch und ausschließlich in Ihrer Kanzlei. Die verschlüsselten Belegbilder in unserer Cloud werden nach Vertragsende (und nach einer Export-Frist von 30 Tagen) unwiderruflich gelöscht. Bei der Piloq Private Cloud haben Sie nach Vertragsende 30 Tage Zeit, all Ihre Daten und Belege zu exportieren. Danach werden diese physisch und unwiderruflich von unseren Servern gelöscht. Für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (nach BAO) ist die Kanzlei selbst in ihrem DMS verantwortlich.

Question 15

Bieten Sie die Software auch für deutsche Steuerberater an?

Accepted Answer

Aktuell noch nicht. Wir sind derzeit vollständig auf das österreichische Steuerrecht und die österreichische Buchhaltungslogik spezialisiert, um hier die maximale Qualität zu garantieren. Wir arbeiten jedoch bereits intensiv daran, unsere Software in Zukunft auch für den deutschen Markt und deutsche Kanzleien anzubieten.

Question 16

Welche technischen Systemvoraussetzungen gibt es?

Accepted Answer

Für die Benutzeroberfläche benötigen Sie lediglich einen modernen Webbrowser (z. B. Google Chrome oder Microsoft Edge). Die weiteren Voraussetzungen hängen vom Hosting-Modell ab:

Piloq Private Cloud: Sie benötigen mindestens Windows 10 oder Windows Server 2019. Dort wird unser 'Piloq Agent' installiert, der sicher mit Ihrem lokalen DATEV kommuniziert.

Hybrid On-Premise: Hier hosten Sie die Piloq-Datenbank (PostgreSQL) lokal. Der Agent installiert lokal eine PostgreSQL-Datenbank (mind. Win10/ Win Server 2019 64-Bit) und stellt den verschlüsselten Tunnel zu unserer KI-Infrastruktur her. Es ist keine komplexe Docker-Installation oder Linux-Expertise seitens Ihrer IT notwendig – der Agent funktioniert als einfacher Windows-Dienst. Für eine flüssige Ladezeit der lokalen Datenbank empfehlen wir mindestens 8 GB RAM, 500 GB Speicher (idealerweise schnelle SSDs), einen modernen Multi-Core-Prozessor (mind. 4 Kerne) sowie eine stabile Internetleitung.

Wichtig für beide Modelle: Der Piloq Agent muss zwingend auf dem System installiert werden, auf dem DATEV lokal läuft, um auf die lokale DATEV-Datenbank/API zugreifen zu können. Wir empfehlen, diese Details vorab kurz mit Ihrer IT-Betreuung abzustimmen. (ACHTUNG: Sie benötigen das DATEV Add-On 'DATEVconnect Schnittstelle 0€' und müssen dieses installieren)

Beleg-ID	Datum	Mandant	Dateiname	Beschreibung	Betrag	Status
6dc2kt23	03.04.2026	piloq FlexCo	a1_telekom_april.pdf	A1 Telekom Austria - Internet & Festnetz April	€ 149,90	Kontiert
e6b9fa6a	03.04.2026	piloq FlexCo	wien_energie_q2.pdf	Wien Energie - Stromkosten Q2/2026	€ 680,50	Bereit f. Kont. Prüfung erf.
4jhf1a16	02.04.2026	piloq FlexCo	microsoft_365.pdf	Microsoft Ireland - M365 Lizenzen März	€ 324,00	Kontiert
7allk543	02.04.2026	piloq FlexCo	wko_umlage_2026.pdf	WKO - Grundumlage 2026	€ 280,00	Bereit f. Kont. Prüfung erf.
78g50871	01.04.2026	piloq FlexCo	oebb_ticket_wien_linz.pdf	ÖBB - Dienstreise Wien-Linz (Vertrieb)	€ 44,60	Kontiert
6ktg5280	01.04.2026	piloq FlexCo	cyberport_notebooks.pdf	Cyberport - HPE DL380 Gen12 (Server)	€ 9.890,00	Kontiert
3j6ge2ad	30.03.2026	piloq FlexCo	lugeck_geschaeftsessen.pdf	Lugeck - Geschäftsessen mit Kunde XY	€ 84,20	Bereit f. Kont. Prüfung erf.
0983k9ub	28.03.2026	piloq FlexCo	server-rechnung.pdf	SwipeUp.at - Infrastruktur Wartung Q1	€ 1.140,30	Kontiert
49f40js1	25.03.2026	piloq FlexCo	dhl_express_versand.pdf	DHL Express - Dokumentenversand Verträge	€ 28,50	Kontiert
67fc829l	20.03.2026	piloq FlexCo	angerersteuerberatung_beratung.pdf	Angerer Steuerberatung - Laufende Beratung Q1	€ 950,00	Bereit f. Kont. Prüfung erf.

Was ist Piloq AI?

Kernfunktionen der KI Buchhaltung

Datensicherheit & DSGVO für Steuerberater (WTBG)

Preise und Zielgruppe

Belege

Belege Übersicht

Das Fundament

High-End Beleganalyse

Automatische Kontierung

Smarte Qualitätskontrolle

Kein mühsames Anlernen. Sofort einsatzbereit.

Keine US-Cloud.Souverän für DE & AT.

Next-Gen Intelligence

Natürliche Sprache Instruktionen

Gläserne KI

DATEV Direkt-Schnittstelle

Bankabgleich & E/A Rechnung

Erweiterte Werkzeuge

VIES Live-Abfrage

KI-Internet Agenten

Plausibilitäts-Check

Strikter Duplikatcheck

Tagesaktuelle Wechselkurse

KI-gestützter CSV Mapper

Belege per E-Mail

GetMyInvoices Integration

White-Label Mandanten-Portal

Ihr DATEV Ökosystem.Nur intelligenter.

Neue Geschäftspartner erkennen

Intelligente Aktualisierung

Sofortige Synchronisation

piloq flexco

Der Piloq Agent

Schluss mit E-Mail Ping-Pong. Fragen direkt am Beleg.

Status: "Rückfrage offen"

Automatische Benachrichtigung

Direkte Antwort-Funktion

Preismodell

Starter

Kanzlei Pro

Enterprise

Optionale Erweiterungen

Volle Kostenkontrolle bei Belegen

Haben Sie Fragen?

Zeit, den Autopiloten einzuschalten.

Kein mühsames Anlernen.
Sofort einsatzbereit.

Keine US-Cloud.
Souverän für DE & AT.

Ihr DATEV Ökosystem.
Nur intelligenter.

Schluss mit E-Mail Ping-Pong.
Fragen direkt am Beleg.